Présentation
Partagez facilement les cas avec vos mentors, collègues ou services externes de planification des traitements pour vous aider à examiner, évaluer et obtenir des configurations de traitement optimales.
Principales fonctionnalités et autorisations
La Collaborator Suite est votre centre névralgique pour travailler de manière plus intelligente et rester connecté. Dans cette section, nous explorerons les fonctionnalités clés qui font de la Collaborator Suite un compagnon essentiel pour la collaboration, en montrant comment elle transforme la planification des traitements en une expérience fluide et efficace :
- Partage sécurisé des dossiers - Partagez en toute sécurité les dossiers des patients avec vos collaborateurs, le tout au sein d'une seule plateforme qui garantit la protection des données et rationalise votre flux de travail.
- Flexible pour répondre à vos besoins - Que vous recherchiez un mentorat d'expert, que vous collaboriez avec des collègues au sein du même cabinet ou que vous rationalisiez la planification des traitements pour une plus grande efficacité.
- Confiance clinique - Collaborez avec des experts dès le départ ou lors des ajustements à mi-traitement pour garantir des résultats optimaux pour chaque dossier.
- Collaboration en temps réel - En toute facilité, échangez des messages, partagez et alignez-vous avec la messagerie intégrée, permettant une communication directe et sécurisée pour une collaboration efficace sur les dossiers.
- Statut intuitif des dossiers - Suivez facilement les progrès et les interactions en utilisant des icônes de statut visuelles sur la page de gestion des dossiers.
- Vue collaborateur dédié - Examinez, filtrez et gérez facilement les cas qui vous sont attribués, le tout au sein d'un espace de travail simplifié.
- Autorisations personnalisables - Définissez des niveaux d'accès précis pour chaque collaborateur, ce qui vous donne un contrôle total sur ce que vos collaborateurs peuvent visualiser et gérer.
- Améliorez l’efficacité du cabinet - En partenariat avec TPO® ClearForward, ce service complémentaire fournit des configurations préparées par des experts, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur ce qui compte le plus : vos patients et votre cabinet.
Il y a deux acteurs clés :
- Médecin traitant / Fournisseur - Le praticien qui possède le dossier et initie le partage avec le collaborateur.
- Collaborateur - Un mentor, un collègue ou un service de planification des traitements (TPS).
Lorsqu’un collaborateur est ajouté au compte d’un fournisseur, diverses autorisations peut être accordées à ce collaborateur :
- Ajouter des commandes (aligneurs, contentions ou remplacements) pour le médecin traitant
- Être ajoutés automatiquement à tous les cas actuels et futurs.
- Sur les cas où ils ont été ajoutés comme collaborateur, ils peuvent :
- Visualiser les informations relatives au cas
- Refuser des configurations de traitement
- Demander des révisions.
- Approuver des configurations de traitement / des cas / des révisions
- Modifier les informations du compte du fournisseur
- Modifier ou fournir des informations relatives au paiement
- Modifier les préférences de messagerie électronique du fournisseur
Traitement du flux de travail du médecin
- Connectez-vous à votre compte Doctor Portal sur dr.clearcorrect.com ou sur la boutique en ligne Straumann.
- Cliquez sur le menu déroulant situé en haut à droite de l’écran, puis cliquez sur Mon compte.
- Dans le menu latéral, cliquez sur Collaborateur(s).
- Cochez les cases confirmant que vous avez obtenu le consentement du patient et acceptez les conditions générales, puis commencez à ajouter vos collaborateurs.
-
Vous pouvez soit cliquer sur l'onglet de recherche pour les collaborateurs existants, soit ajouter l'adresse e-mail d'un collaborateur (pour ajouter un nouveau collaborateur).
-
Cliquez sur « Ajouter un collaborateur » et saisissez les informations requises dans les champs indiqués.
Si le collaborateur n'est pas trouvé dans le système, il vous sera demandé d'ajouter ses informations. -
Sélectionnez les autorisations que vous souhaitez accorder à votre collaborateur :
- Ajouter une commande : permet au collaborateur de passer des commandes pour de nouveaux aligneurs, des contentions et des révisions.
- Commander des aligneurs de remplacement : permet au collaborateur de demander des aligneurs de remplacement, facturés au médecin traitant.
- Refuser des configurations de traitement : accorde au collaborateur la possibilité d'envoyer les configurations pour examen technique s'il estime que des modifications sont nécessaires.
- Ajouter tous les cas actuels et futurs : attribue automatiquement tous les cas existants et à venir du médecin traitant au collaborateur.
Nous vous recommandons d'attribuer les cas individuellement pour maintenir un meilleur contrôle sur le partage des cas et les responsabilités du collaborateur. - Cliquez sur le bouton Ajouter un collaborateur.
- Pour ajouter un autre collaborateur, répétez les étapes décrites ci-dessus.
Pour supprimer ou modifier un collaborateur, procédez comme suit :
- Sous Mon compte, sélectionnez Collaborateur(s).
- Trouvez le collaborateur que vous souhaitez supprimer ou modifier et cliquez sur le menu déroulant.
- Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Gérer les commandes : pour visualiser les dossiers du collaborateur et affecter ou désaffecter des dossiers. Cliquez sur Enregistrer.
- Modification : sélectionnez les autorisations que vous souhaitez conserver et cliquez sur Enregistrer.
- Suppression : pour supprimer le collaborateur, cliquez sur Oui pour confirmer cette action.
Pour gérer vos collaborateurs, cliquez sur le bouton icône plus (+) situé dans la section Gérer les commandes, sous Statut du Collaborateur.
Vous serez redirigé vers la page de statut Gérer les collaborateurs pour attribuer ou supprimer l'accès d'un collaborateur à un dossier.
- Partager un dossier avec plusieurs collaborateurs : vous pouvez partager un seul dossier avec plusieurs collaborateurs.
- Attribuer plusieurs dossiers à un seul collaborateur : répétez ces étapes avec chaque dossier que vous souhaitez partager avec un seul collaborateur.
- Supprimer l'accès à un dossier à un collaborateur : pour révoquer l'accès, il suffit de désélectionner le collaborateur de la liste de partage d'un dossier donné.
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer votre sélection
Tableau de bord et statut du collaborateur
Lorsqu'un nouveau collaborateur est ajouté, il recevra un e-mail pour finaliser son enregistrement et créer un mot de passe pour accéder à son tableau de bord Collaborateur :
Les fournisseurs ClearCorrect existants recevront un e-mail pour confirmer et accepter leur rôle en tant que collaborateur :
Depuis le tableau de bord Collaborateur, les collaborateurs peuvent gérer tous les cas auxquels ils ont été ajoutés comme collaborateur. Ils peuvent :
- Visualiser tous les cas qui leur ont été attribués.
- Filtrez les cas par fournisseur en sélectionnant le nom dans la liste déroulante.
- Recherchez ou filtrez l'affichage en fonction du numéro de cas, du nom du patient ou du statut du cas.
- Vous aurez accès à : la configuration du traitement du patient, les dossiers du patient, la prescription initiale et l'onglet historique.
- Ajoutez un aligneur, une contention ou une commande de remplacement en tant que collaborateur (si vous avez cette autorisation).
-
Passez en revue, modifiez et rejetez les configurations de traitement en accédant à ClearPilot pour le cas attribué.
- Demandez une révision pour un cas.
- Changez le statut du cas.
-
Envoyez des messages concernant le cas au médecin traitant.
La vue d'état peut être affichée de deux manières : du point de vue du collaborateur et du point de vue du médecin traitant. Chaque vue met en évidence les informations pertinentes pour son utilisateur.
Les icônes fournissent une représentation visuelle de l'état du cas. Consultez ci-dessous les détails concernant chacun d'eux :
-
En attente de configuration - Un collaborateur est attribué au cas, mais aucune configuration du traitement n'est encore prête à être évaluée.
-
Évaluation de la configuration - La configuration du traitement est prête à être évaluée et doit être examinée par le collaborateur.
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Prêt pour approbation - Le collaborateur a examiné la configuration du traitement et estime qu'elle permettra d'atteindre vos objectifs de traitement.
-
Approuvé - La configuration du traitement a été approuvée par le médecin traitant.
-
Message non lu - Un nouveau message a été reçu et attend votre examen. - Un nouveau message a été reçu et attend votre examen.
-
Archivé - Affiche les cas qui ont été complétés, annulés ou fermés.
Lorsqu'un médecin traitant clique sur une icône État du collaborateur, une fenêtre contextuelle apparaît. Les icônes de la fenêtre indiquent l’état actuel du cas.
Vous pouvez envoyer des messages et modifier le statut uniquement lorsque le dossier est dans l'un des états suivants :
•Évaluation de la configuration
•Prêt pour approbation
Communication et notifications
Des notifications par e-mail spécifiques ont été configurées pour la Collaborator Suite. Après des actions spécifiques, des e-mails sont envoyés au collaborateur et au médecin traitant.
-
Lorsque le médecin traitant ajoute un collaborateur
- Pour terminer l'enregistrement (si vous n'êtes pas déjà un fournisseur ClearCorrect).
- Pour accepter la responsabilité en tant que collaborateur.
- Lorsqu'une configuration du traitement est prête à être évaluée.
-
E-mails envoyés au médecin traitant :
Lorsqu'une configuration du traitement pour un cas auquel est associé un collaborateur est prête à être évaluée.
Les médecins traitants et les collaborateurs peuvent s'envoyer des messages en cliquant sur l'icône de bulle de discussion dans le coin inférieur gauche
Pour utiliser le chat afin de collaborer en temps réel, veuillez vous reporter à ce qui suit :
-
S’il y a un message non lu d’un collaborateur, l’icône de statut du cas sera une bulle de messagerie
Cliquez sur l'icône de la bulle de chat dans le coin inférieur gauche et la fenêtre de messagerie apparaîtra :
- Les médecins et collaborateurs traitants tapent leurs messages dans la nouvelle fenêtre du panneau de droite et, après avoir tapé votre message, cliquez sur Enregistrer pour l'envoyer. Tous les commentaires apparaîtront dans la fenêtre Historique.
- Pour quitter la fenêtre, cliquez sur le bouton ANNULER.
- Votre fil de conversation apparaîtra dans le panneau de gauche, avec les horodatages de chaque message.
- Pour traduire un message, cliquez en bas à gauche pour sélectionner la langue de votre choix.
Global TPS & ClearForward
Vous pouvez ajouter les services de planification des traitements globaux à un dossier de deux manières différentes, en fonction du stade du dossier :
Lors de la soumission des formulaires de prescription ou de révision (avant de recevoir une configuration du traitement) :
- Remplissez le formulaire de prescription ou de révision comme d'habitude.
- Sélectionnez « Ajouter une commande TPS ».
- Cliquez sur « Accepter et payer ».
- Cliquez sur « Finaliser la commande » pour confirmer votre achat.
Après avoir reçu une configuration du traitement :
- Allez sur la page « Détails du cas » et sélectionnez le cas auquel vous souhaitez ajouter la TPS.
- Cliquez sur le bouton Action (menu déroulant).
- Sélectionnez « Ajouter une commande TPS ».
- Cliquez sur « Accepter et payer ».
- Cliquez sur « Finaliser la commande » pour valider votre demande.
- Disponibilité de la TPS - Les services TPS peuvent être ajoutés aux nouveaux cas et aux cas de révision
- Couverture des frais - Les frais comprennent l'optimisation de la configuration jusqu'à l'approbation du cas. Vous pouvez demander le service à nouveau pour les révisions futures. Une deuxième optimisation pour le même cas est disponible à 50 % des frais initiaux.
- Exclusions - Les frais ne comprennent pas les services de mentorat. Si vous avez besoin d'un soutien supplémentaire, veuillez contacter votre représentant Straumann ou ClearCorrect pour déterminer le service qui correspond le mieux à vos besoins.
- Canal de communication - La communication entre le médecin traitant et le TPS doit se faire via le chat Collaborateur. N'inscrivez pas de notes dans ClearPilot.
- Quand demander des modifications de configuration - Attendez que le statut du dossier soit « Prêt pour approbation » avant de demander des modifications de configuration. Le faire plus tôt pourrait retarder le processus d'optimisation par le fournisseur TPS.
- Note d'approbation finale - Une fois le dossier approuvé, vous ne pourrez plus communiquer avec le fournisseur TPS. Si vous avez des questions en suspens, veuillez attendre une réponse avant d'approuver le dossier.
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